差旅频次影响差旅费用，如何规划才能避免损失？

旅游业通常波动幅度缓慢，易于预测，在特定情况下（各类节日）会出现小型的高峰期。而人们大多都是在圣诞、春节等假期和夏季外出旅行。

如果旅游业能这么简单就好了。从不同的地理位置和行业到不同的公司预算和合规要求，旅行经理必须处理无数的问题，而且行业趋势并不总是一目了然。

除了上述因素外，旅行人员的类型也会产生影响。特别是那些经常和不定期旅行的人。在考虑旅行的频率时，将会发现，旅行的员工往往与偶尔旅行的员工形成不同的数据模式。

可以肯定的是，旅行经理手中的任务并不简单。它必须得到数据分析的支持。旅行经理花时间将数据分析成具体的信息结果，以便更清楚地了解其组织特有的趋势。

旅行频率的趋势

最近由旅行提供商 Concur 开发的这类数据集表明，每年旅行一至三次、四至六次和七次以上的雇员之间存在显著差异。 下表显示了研究结果：

资料来源：同意。

图表分别是三月份(商务旅行的一般月份)、七月(商务旅行最轻松的月份)和十月/十一月(商务旅行最繁忙的月份)。从图表中可以看出，在商务旅行的一般月份，每周最多有6名雇员出差的时间少于平均水平。经常旅行的人数高于这个数值。显然，频繁出差的工作人员全年都有更多的旅行安排。但这也可能意味着这类员工会在不太忙的商务旅行中出差，这样可以为公司节省更多的旅行。事实上，经验丰富的工作人员在一年中不同时期的旅行频率差异最小。

与此相反，旅行频率最低的员工在全年内有时会有很大的波动。这一群体遵循了总体趋势，在繁忙的几个月里，旅行人数比平均增长了近20%，而在较轻松的夏季，旅行人数比平均值低了10%。

虽然可能有其他原因造成这种差异，例如在旺季不经常出差的雇员，但旅行可能主要是为了支持会议。但从商务旅行规划的角度来看，这确实导致了一些有价值的观点。

制定明智的商务旅行计划

经验丰富的员工通常可以自己管理行程，使每次旅行几乎相同。不定期旅行的员工可能会因为在非常繁忙的季节旅行而花费超过平均水平。例如，在大型展览中，高成本是不可避免的。但是，旅行管理公司和旅行经理有许多不同的方法来解决这个问题。

一是重新制定出行计划，将出行时间设置在最低的出行需求时间，从而降低成本。在假期里与潜在的或年老的顾客见面似乎很奇怪，但是如果双方都是免费的，而且旅行路线上的交通费用很低，你可以放心享受低成本的会议，也许还能赶上美丽的天气。

第二，技术在决定什么是到达商业目的地的最佳方式方面可以发挥巨大的作用。在家乘火车旅行的费用随需求而波动，而全职司机收取的里程费则不然。各企业对数据进行分析，可以对员工采取出行方式进行比较和比较。当将照护义务因素包括在内时，这种分析的结果是非常有力的信息来源。

最后，旅行经理经常忽略一个重要的问题(即使是旅行者本人)，那就是：是否有必要旅行？

毫无疑问，面对面的沟通和电话联系在效果上是不同的。 我们都知道，肢体语言、问候和真正的接触，就像交易本身一样，可以导致许多积极的商业关系。 然而，电话联系不再是唯一的选择。 随着网络连接的广泛普及，实时 4 K视频流也可以连接不同国家的两个会议室。 这项技术在路上也是可用的，这也激励了旅行者缩短停机时间，因为外出。

数据是获得上述结果的关键。如果我们没有原始数据来创建和比较不同类型的旅行者及其旅行频率，我们将用一只眼睛涂抹。数据是成功实施业务旅行计划、灵活性和响应性的基石。通过分析原始数据并创建一个系统来观察原始数据的内部趋势，旅行经理可以确保他们不会因为商务旅行趋势的浪潮而亏本。